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Quais são os próximos passos após a instalação do aplicativo p/ a realização de um inventário?

Caso deseje realizar um inventário sem validação (não requer importação de arquivo contendo o cadastro dos produtos), basta ir em CONTAGEM -> INICIAR CONTAGEM S/ VALIDAÇÃO, escolher um ID Coletor (na tela de CONTAGEM canto superior direito) para o dispositivo e iniciar a apuração.

Caso deseje realizar um inventário com validação, primeiro precisará importar o arquivo contendo a listagem de produtos para criar um banco de dados de cadastro dos produtos. Logo em seguida após a importação, ir na opção CONTAGEM -> INICIAR CONTAGEM C/ VALIDAÇÃO, escolher um ID Coletor para o dispositivo e iniciar a apuração.

 

O que é “ID coletor”?

“ID Coletor” é um número que devemos atribuir antes de iniciar a primeira seção (explicado mais abaixo) para ser o identificador do dispositivo na contagem. Assumimos como denominação de Coletor o dispositivo móvel utilizado com o sistema (ex.: celular, tablet, coletor de dados, etc).

 

Qual é a finalidade de escolher um “ID coletor”?

Quando escolhemos um “ID Coletor” para o dispositivo, através deste identificador serão gerados os arquivos de exportação (backup e resultado) do sistema, permitindo a identificação de qual dispositivo que o gerou.

Ex1.: Quando exportar o resultado do dispositivo com o “ID Coletor” igual a 001, o mesmo terá o nome TT_RES_AAAAMMDDHHMMSS_001.txt ou (.csv), sendo o prefixo TT_RES indicando ser um arquivo de resultado, seguido de AAAAMMDDHHMMSS indicando o ano, mês, dia, hora, minuto e segundos do momento de geração do arquivo, seguido de 001 sendo o “ID Coletor” do dispositivo que o gerou.

Ex2.: Quando exportar backup do dispositivo com o “ID Coletor” igual a 020, o mesmo terá o nome TT_BKP_AAAAMMDDHHMMSS_020.txt ou (.csv), sendo o prefixo TT_BKP indicando ser um arquivo de backup, seguido de AAAAMMDDHHMMSS indicando o ano, mês, dia, hora, minuto e segundos do momento de geração do arquivo, seguido de 020 sendo o “ID Coletor” do dispositivo que o gerou.

 

Consigo mudar o “ID coletor” após iniciar a contagem?

Não. Caso o primeiro SKU tenha sido apurado o sistema por segurança e integridade não permite a alteração do “ID coletor” já iniciado.

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Como finalizo um inventário para iniciar um novo?

Após finalizar a apuração de todos os itens de estoque desejados, basta ir em CONTAGEM -> EXPORTAR RESULTADO e exportar o resultado no layout desejado. Após a exportação do resultado basta ir em MANUTENÇÃO -> APAGAR CONTAGEM para apagar a contagem atual e preparar o dispositivo para um novo inventário.

Caso precise importar novo arquivo de cadastro dos produtos para um novo inventário, precisará apagar os dados de produtos em MANUTENÇÃO -> APAGAR CADASTRO DE PRODUTOS. Caso queira apagar de uma só vez o cadastro de produtos e a contagem, vá em MANUTENÇÃO -> APAGAR CADASTRO DE PRODUTOS E CONTAGEM.

Atenção: a Trusttech® recomenda sempre quando for apagar uma contagem, antes efetuar a exportação do backup. Assim, caso haja a necessidade de restaurar essas informações no sistema por algum motivo, será possível.

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Posso realizar um inventário utilizando vários dispositivos?

Sim. Para cada dispositivo precisará de uma licença. A diferença de um inventário utilizando mais de um dispositivo é que para gerar o resultado, ao término da apuração precisará escolher um dos dispositivos para importar o backup dos demais dispositivos para a consolidação dos dados e geração do arquivo de resultado.

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Qual é a diferença de um inventário com e sem validação?

Para o inventário com validação, para cada SKU apurado o sistema faz uma verificação de cadastro, impedindo que entre algum SKU que não conste no cadastro de produtos. Assim, caso alguém tente apurar um SKU não pertencente ao cadastro de produtos, o sistema impedirá advertindo através de mensagem e sinal sonoro.

Já para o inventário sem validação o sistema aceitará qualquer SKU apurado, sem qualquer verificação.

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Por que é recomendável a realização do inventário com validação?

O inventário com validação garante ausência de entrada de SKU não cadastrado, erradicando problemas na importação do arquivo de resultado no sistema do Cliente.

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O que é necessário para fazer um inventário com validação?

Será necessário exportar do sistema ERP do Cliente a relação de cadastro dos produtos contendo o SKU (código de barras) e opcionalmente a descrição. Este arquivo deverá ser do tipo TXT (seguindo as instruções contidas na página de importação), onde o mesmo será importado pelo sistema para ser possível a validação no momento da apuração.

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O que é um inventário c/ validação e comparação?

Para esta opção o sistema além de verificar se o item apurado consta no cadastro, o sistema faz uma comparação se o SKU apurado confere com o SKU comparado. Basta no campo “SKU p/ Comparar” informar o SKU que gostaria de comparar com os itens apurados.

Esta opção é muito utilizada quando desejamos no mesmo processo do inventário verificar se na seção (gôndola, prateleira, etc) existem produtos misturados.

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Como faço a importação do arquivo com o cadastro de produtos?

O arquivo no formato texto (TXT) deverá ser salvo na memória interna do dispositivo. O arquivo deverá ter no máximo duas colunas por linha, separadas por ponto e vírgula (;). Sendo a primeira coluna (obrigatória) contendo o CÓDIGO DE BARRAS (máximo de 30 caracteres) e a segunda (opcional) contendo a DESCRIÇÃO (máximo de 40 caracteres).

Exemplo: 7891035618581;JAQUETA FIVE POCKETS

Após salvar o arquivo na memória interna do dispositivo, clique no menu PRODUTO -> IMPORTAR CADASTRO DE PRODUTOS, selecione o arquivo para importação e clique em IMPORTAR.

Atenção: A opção de “Importar cadastro de produtos” só será habilitada no menu caso o cadastro ainda não tenha sido importado. Para importar um novo arquivo será necessário primeiro apagar o cadastro antigo.

Caso tenha alguma dúvida de como preparar o arquivo e salvá-lo no diretório recomendado, entre em contato com o Suporte (suporte@trusttech.com.br).

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Consigo fazer o cadastro dos produtos direto pelo sistema?

Sim. O cadastro poderá ser feito direto na tela de Contagem ou em menu PRODUTO -> MANUTENÇÃO DE PRODUTO.

Caso esteja usando a Contagem c/ validação, ao fazer a leitura do SKU sem cadastro automaticamente o sistema abrirá uma tela sugerindo o cadastro do mesmo. Após concluir o cadastro será possível a apuração do SKU sem a necessidade de perder a seção aberta em andamento.

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Consigo importar um novo arquivo com o cadastro dos produtos tendo já iniciado o inventário?

Sim. Basta ir em menu MANUTENÇÃO -> APAGAR CADASTRO DE PRODUTOS. O sistema apagará apenas o cadastro de produtos e manterá as informações da contagem inalteradas. Logo após basta importar o novo arquivo!

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Caso esteja fazendo o inventário c/ validação e localize um produto sem cadastro, não conseguirei apurá-lo?

Quando o sistema identificar um produto sem cadastro, na mesma tela de advertência será disponibilizada a opção de cadastrar um novo produto. Bastará informar a descrição (opcional) e o novo produto será cadastrado e validado nas próximas apurações.

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Como proceder caso o sistema ERP do Cliente não consiga exportar o cadastro dos produtos em arquivo formato TXT?

Basta entrar em contato com o Suporte (suporte@trusttech.com.br) e solicitar ajuda. A Trusttech® tem diversas soluções para o caso. Uma delas seria a conversão do formato exportado pelo sistema ERP do Cliente para o formato requerido TXT. Para este processo o Suporte poderá fazer ou ensinar ao Cliente como proceder.

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Caso eu não saiba preparar o arquivo com a listagem de produtos no meu sistema ERP para fazer a importação necessária no sistema para a realização de um inventário com validação, poderei solicitar ajuda ao Suporte?

Sim. Nossa equipe de Suporte estará apta a ajudá-los no processo.

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Consigo exportar um arquivo contendo o cadastro de produtos diretamente do sistema?

Sim. O sistema permite a exportação do cadastro de produtos em menu PRODUTO -> EXPORTAR PRODUTO.

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Por que a opção 'Iniciar contagem c/ validação' não está aparecendo no menu?

Para que a mesma apareça será necessário antes fazer a importação do arquivo do cadastro de produtos.

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O que é uma “Seção”?

Seção é nome atribuído a uma fração do estoque. Por exemplo, podemos chamar uma caixa com produtos de uma seção. Outro exemplo, podemos chamar uma prateleira com diversos produtos de uma outra seção.

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Por que utilizar o Secionamento (Seção) na contagem?

A divisão da contagem em seções nos permite de forma organizada, aplicar técnicas de apuração que nos garantem maior acuracidade. A principal delas é o Confronto, técnica capaz de evitar que por falta de atenção deixemos algum item sem apurar ou o apure indevidamente mais de uma vez.

Outra vantagem é a rastreabilidade gerada através dos números das seções que nos geram um endereçamento dos locais inventariados, nos permitindo com facilidade a localização dos produtos.

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Como funciona o Confronto?

O sistema inicia automaticamente uma seção a partir do primeiro SKU apurado. Assim que quisermos fechar a seção, devemos contar o total físico dos itens apurados naquela seção, informar essa quantidade no campo “Qtd p/ Confrontar” e clicar no botão “Fechar Seção”. Neste momento o sistema vai verificar se a quantidade informada para confronto coincide com a quantidade apurada pelo sistema (intencionalmente o sistema não informa a quantidade apurada internamente na seção para não haver manipulação pelo inventariante). Caso as quantidades coincidam a seção é imediatamente fechada e o sistema já inicia a próxima seção. Caso negativo, o sistema adverte que o confronto não conferiu e oferece a segunda e última tentativa para tentar o confronto. Caso erre a segunda tentativa o sistema apagará a seção vigente e será necessário repetir o processo de apuração dos itens envolvidos na referida seção.

Atenção: Para cada seção o sistema possibilita tentar efetuar o Confronto duas vezes. Caso erre a primeira tentativa (quantidade apurada pelo sistema não coincidiu com a quantidade contada fisicamente para confronto), não precisará apurar no coletor novamente os itens já apurados. Bastará contar novamente fisicamente os itens apurados naquela seção para verificar se a contagem manual da primeira tentativa foi feita corretamente.

Sempre que o confronto for feito errado por duas vezes, o sistema avisará por mensagem e a tela ficará vermelha, sinalizando a necessidade de refazer  a seção para os itens não ficarem de fora.

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Posso realizar o inventário sem usar o recurso do Confronto?

Sim. Apesar de recomendável, é possível desabilitar o confronto clicando no Switch localizado ao lado direito do campo “Qtd p/ confrontar”. Quando selecionado, o sistema passará a informar o total apurado no referido campo. Sendo assim, quando quiser fechar a seção bastará clicar no botão “Fechar Seção”, eliminando a necessidade de efetuar a contagem física para saber a quantidade a ser confrontada.

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Um inventário sem a técnica de Confronto é seguro?

Não! Sabemos que o processo de inventário envolve fator humano e a concentração é algo variável. Sem o Confronto podemos deixar de apurar um determinado item e isso passar desapercebido. Da mesma forma duplicar a apuração de um determinado item.

Uma das maiores causas de ruptura de acurácia de um inventário é a ausência da técnica de Confronto.

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Quais são as causas mais comuns de erro no Confronto?

1. Por falta de organização ou atenção deixamos algum item sem ser apurado no sistema e na hora de tentar o Confronto contamos o mesmo na contagem física (manual).

2. Por falta de organização ou atenção apuramos o mesmo item mais de uma vez (duplicando) e na hora de tentar o Confronto as quantidades não coincidem.

3. Por falta de atenção fazemos a contagem manual errada.

 

O que devo fazer para não errar o Confronto?

Se organizar ao máximo, separando os itens já apurados da seção dos não apurados, de forma que se durante a apuração for preciso fazer uma parada, a retomada seja feita corretamente evitando apurar novamente um item já apurado ou deixar algum item de fora.

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O que é GT?

GT é a sigla para informar o grande total. Ou seja, informa a quantidade total de unidades apuradas referentes às seções já fechadas.

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O que é US?

US é a sigla para informar o número da última seção fechada.

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O que é “Qtd Item”?

O campo “Qtd Item” espera a quantidade desejada para apuração do SKU informado na apuração. Por padrão este campo vem com a quantidade 1. Caso queira em um único processo apurar 10 unidades de um SKU, basta no campo “Qtd Item” informar a quantidade 10.

Neste campo temos o recurso do Switch, botão localizado bem próximo ao campo, que quando acionado fixa uma quantidade padrão para o campo “Qtd Item”. Este recurso do Switch é utilizando quando formos fazer diversas apurações com uma mesma quantidade diferente do padrão 1. Exemplo: Apuração de diversas caixas lacradas contendo 20 unidades em cada uma. Para este caso acionamos o Switch, informamos a quantidade 20 e apuramos as caixas. Lembrando de no término desativar o Switch e retornar a quantidade desejada para a próxima apuração.

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Consigo fazer inventário de produtos com quantidade fracionada (peso e medida)?

Sim. Basta no campo “Qtd Item” informar a quantidade usando três casas decimais sem a necessidade de usar vírgula e ponto.

Ex.: Para informar 1,5kg digite 1500. Para informar 0,450kg digite 0450. Para informar 100,5m digite 100500. Para informar 0,002m digite 0002. Para informar 1m digite 1000.

Se houver dúvida de como digitar a quantidade, basta mentalizar onde a vírgula imaginária se encontra na quantidade desejada e após a mesma deverá ter três dígitos.

Atenção: Para apurações com quantidades fracionadas, no momento de exportar o resultado deverá ser selecionado o layout compatível com quantidade fracionada para o resultado sair da forma correta (considerando três casas decimais). Caso haja dúvida sobre o layout correto, na página de exportar resultado tem um link que direciona para o catálogo dos layouts.

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O que é SKU?

SKU (Stock Keeping Units) são códigos únicos alfanuméricos usados para identificar produtos e variações. Basicamente, SKU é um número de identificação de um produto, comumente chamado de código.

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O que devo informar no campo “Qtd p/ Confrontar”?

Este campo espera a quantidade obtida através da contagem manual realizada para efetuar a tentativa de Confronto. Assim que quiser fechar a seção, conte manualmente o total dos itens apurados na seção e informe o total obtido no campo “Qtd p/ Confrontar” e logo em seguida clique em Fechar Seção para o sistema efetuar o Confronto.

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Tenho como saber qual foi o último SKU apurado?

Sim. Na parte inferior da tela de CONTAGEM são exibidos todos os itens apurados na seção que estiver aberta em ordem cronológica.

 

Tenho como excluir um item apurado indevidamente na seção que ainda não foi fechada?

Sim. Basta na listagem dos itens apurados exibida na parte inferior da tela de CONTAGEM dar um simples toque no item desejado e excluir.

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Tenho como excluir um item apurado de uma seção já fechada?

Sim. Em todas as consultas disponibilizadas pelo sistema com um toque longo encima do item desejado é possível excluí-lo.

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Qual é o objetivo da exportação do backup?

Todos os dados do sistema são armazenados internamente na memória do dispositivo utilizado pelo Cliente, sendo os mesmos de sua inteira responsabilidade. Sendo assim, a Trusttech recomenda como boa prática a realização de backup (cópia dos dados de sistema) a fim de evitar a perda dos mesmos em caso de defeitos/problemas no dispositivo.

Ao efetuar a exportação do backup, o sistema gerará um arquivo contendo uma cópia dos dados armazenados internamente, permitindo o envio deste arquivo para algum meio externo (ex.: Google docs, e-mail, whatsapp, etc).

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Qual é o objetivo da importação do backup?

A importação do backup permite reestabelecer os dados de uma contagem já iniciada em outro momento ou em outro dispositivo, para um novo dispositivo e continuá-la.

Outra importante função da importação do backup é possibilitar a consolidação da apuração de mais de um dispositivo, a fim de gerar um único arquivo de resultado, independente da quantidade de coletores utilizados no inventário.

Ex.: Em um inventário onde foram utilizados cinco coletores, sendo 001, 002, 003, 004 e 005 (ID Coletor), utilizaram o coletor 001 para importar o backup dos demais coletores e com isso consolidar o resultado do inventário.

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É possível a importação do mesmo backup mais de uma vez (duplicar)?

Não. O sistema evita este tipo de ocorrência e avisa caso o usuário tente realizar a importação de um backup já importado.

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Qual é o objetivo da exportação do resultado?

Quando o resultado é exportado, o sistema gera um arquivo TXT de acordo com um layout selecionado no momento da exportação, arquivo este que será importado pelo sistema do Cliente para atualização dos saldos em estoque. Caso o Cliente não tenha a intenção de importar o arquivo TXT em seu sistema interno, poderá entrar em contato com o Suporte da Trusttech® para solicitar a disponibilização do resultado em outro formato (TXT, XLS, PDF, etc).

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Qual é a diferença entre exportar resultado e exportar backup?

O resultado é um arquivo que respeita um layout escolhido pelo Cliente e que será entendido pelo sistema interno do mesmo para sua importação. O arquivo de backup respeita critérios internos do sistema da Trusttech®, onde somente o mesmo será capaz de interpretá-los e importá-los.

Atenção: Nunca tente utilizar um arquivo de backup como um arquivo de resultado.

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Os arquivos exportados são apagados automaticamente em algum momento?

Não. Por segurança os arquivos permanecerão nos diretórios específicos até que sejam apagados manualmente.

Por que as opções de ‘Exportar backup’ e ‘Exportar resultado’ não estão aparecendo no menu?

Estas opções só aparecerão quando houver pelo menos uma seção de contagem apurada no sistema.

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Como funciona a licença de uso do sistema?

Qualquer usuário poderá instalar o aplicativo e utilizar a versão gratuita para testes. Contudo, as exportações de backup e resultado estarão limitadas à exportação de apenas um SKU aleatório por arquivo.

Assim que o Cliente comprar a licença de uso e aplicá-la ao dispositivo desejado, o mesmo poderá fazer as exportações sem restrição e de forma ilimitada enquanto a licença estiver ativa.

As licenças são adquiridas e disponibilizadas por usuário (e-mail), onde o mesmo poderá aplicá-las a qualquer dispositivo desejado.

O Cliente poderá adquirir quantas licenças quiser em um único momento e aplicar aos dispositivos em momentos diferentes conforme necessidade. Após a aplicação da licença ao dispositivo escolhido, a mesma passará a ter sua data de expiração ativada conforme prazo adquirido (30, 180 ou 360 dias).

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A licença será renovada automaticamente?

Não! Após expirar a licença conforme prazo contratado, o sistema volta ao estado de teste automaticamente. Será necessária uma nova aquisição de licença e aplicação da mesma no dispositivo para voltar a ter o acesso completo aos recursos.

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Se o inventário estiver em andamento e a licença expirar o inventário é perdido?

Não! Bastará adquirir nova licença e aplicá-la ao dispositivo para voltar a ter o acesso completo para fazer as exportações necessárias à conclusão do inventário.

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A licença poderá ser utilizada em mais de um dispositivo?

Não! A licença é aplicada por dispositivo e só poderá ser utilizada por um único dispositivo. Caso tenha a intenção de utilizar mais de um dispositivo para a realização do inventário, deverá adquirir a quantidade proporcional de licenças para os dispositivos.

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Caso o dispositivo seja furtado ou apresente defeito a licença é perdida?

Para casos excepcionais, como exemplo um defeito no dispositivo ou furto do mesmo, a Trusttech® avaliará a possibilidade de transferência da licença em curso para um novo dispositivo. Para estes casos, favor abrir um chamado junto ao nosso Suporte (suporte@trusttech.com.br).

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Como faço para associar um novo dispositivo à minha conta?

Basta fazer o Log-in no novo dispositivo utilizando o usuário (e-mail) e senha cadastrados como sua conta para o dispositivo ser associado.

Para um novo dispositivo associado em minha conta, caso eu tenha licença adquirida e ainda não aplicada a nenhum dispositivo, a mesma é imediatamente aplicada ao novo dispositivo?

Não. Toda licença adquirida deverá ser aplicada pelo usuário manualmente em LICENÇAS -> APLICAR LICENÇAS.

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Como saberei a data de expiração da licença?

Assim que adquirir a licença e aplicá-la ao dispositivo, na tela principal do sistema aparecerá a mensagem informando quando a licença expirará.

Ex.: *** Sua licença vencerá dia XX/XX/XXXX às 13:25 ***

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Como saberei em qual dispositivo apliquei determinada licença?

No menu LICENÇAS -> HISTÓRICO DE LICENÇAS, ao carregar o histórico será exibido o ID do dispositivo aplicado à cada licença. Para saber o ID do dispositivo vá no menu SOBRE.

 

O que é ID Dispositivo?

ID Dispositivo é uma chave de acesso única gerada pelo sistema no momento da instalação que identifica cada dispositivo de forma exclusiva. Mesmo que o dispositivo seja restaurado ao estado de fábrica a chave de acesso permanecerá inalterada.

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Ao invés de usar a câmera como leitor de código de barras, posso utilizar um leitor externo?

Sim. Para melhorar a performance de leitura, existem leitores a cabo USB ou bluetooth que podem ser acoplados ao sistema e funcionam bem.

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Posso utilizar o sistema sem acesso à internet?

Sim. O sistema requer internet apenas no Log-in, onde é feita a autenticação de acesso. Após o sistema aberto, funcionará normalmente sem internet.

Caso o sistema seja fechado por algum motivo, será necessário o acesso à internet para a realização do Log-in.

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Preciso de um computador para a realização de um inventário?

Não. Diferente dos demais sistemas oferecidos no mercado, a Trusttech® oferece uma solução totalmente autônoma e completa para que o inventário ocorra apenas utilizando o dispositivo desejado, sem a necessidade de um computador. No próprio dispositivo conseguimos importar a base de cadastro dos produtos, efetuar a apuração dos itens de estoque e gerar o resultado final.

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Consigo fazer um inventário utilizando os endereços contidos no meu estoque?

Não. Esta versão do sistema utiliza apenas o endereçamento gerado através dos números gerados pelas seções.

Caso queira, além do endereço da seção utilizar algum endereçamento interno, faça contato com o Suporte (suporte@trusttech.com.br) para obter a versão MobStock com endereçamento interno.

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Consigo fazer um inventário incluindo lote ou validade junto com o SKU?

Não. Esta versão do sistema não inclui este recurso.

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Se Você tem alguma dúvida ainda não esclarecida entre em contato com o nosso suporte (suporte@trusttech.com.br). Teremos o maior prazer em te ajudar!

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A Trusttech® possui diversas versões do MobStock, incluindo inventário endereçado, associação de lote e validade entre outras. Faça contato com o Suporte (suporte@trusttech.com.br) para obter a versão desejada.